Sistema de información contable - Accounting information system

Un sistema de contabilidad como información (AIS) es un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables que utilizan los tomadores de decisiones . Un sistema de información contable es generalmente un método basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con recursos de tecnología de la información. Los informes financieros resultantes pueden ser utilizados internamente por la administración o externamente por otras partes interesadas, incluidos inversores , acreedores y autoridades fiscales. Los sistemas de información contable están diseñados para respaldar todas las funciones y actividades contables, incluida la auditoría , la contabilidad y la presentación de informes financieros , la contabilidad administrativa y de gestión y los impuestos . Los sistemas de información contable más ampliamente adoptados son los módulos de auditoría y de informes financieros.

Historia

Tradicionalmente, la contabilidad se basa puramente en un enfoque manual. La experiencia y la habilidad de un contador individual son fundamentales en los procesos contables. Incluso el uso del enfoque manual puede resultar ineficaz e ineficaz. Los sistemas de información contable resuelven muchos de los problemas anteriores. Los AIS pueden admitir la automatización del procesamiento de una gran cantidad de datos y producir información oportuna y precisa.

Los primeros sistemas de información contable se diseñaron para funciones de nómina en la década de 1970. Inicialmente, los sistemas de información contable se desarrollaron "internamente" ya que no se disponía de soluciones empaquetadas. Tales soluciones eran caras de desarrollar y difíciles de mantener. Por lo tanto, muchos profesionales de la contabilidad prefirieron el enfoque manual en lugar del basado en computadora. Hoy en día, los sistemas de información contable se venden más comúnmente como paquetes de software prediseñados de grandes proveedores como Microsoft, Sage Group, SAP AG | SAP y Oracle Corporation | Oracle, donde se configura y personaliza para adaptarse a los procesos comerciales de la organización . Las pequeñas empresas suelen utilizar paquetes de software de contabilidad de costes más bajos, como Tally.ERP 9 , MYOB y Quickbooks. Las grandes organizaciones a menudo eligen sistemas ERP. A medida que aumentaba la necesidad de conectividad y consolidación entre otros sistemas comerciales, los sistemas de información contable se fusionaron con sistemas más grandes y centralizados conocidos como planificación de recursos empresariales (ERP). Antes, con aplicaciones separadas para administrar diferentes funciones comerciales, las organizaciones tenían que desarrollar interfaces complejas para que los sistemas se comunicaran entre sí. En ERP, un sistema como el sistema de información contable se construye como un módulo integrado en un conjunto de aplicaciones que pueden incluir fabricación, cadena de suministro y recursos humanos. Estos módulos están integrados juntos y pueden acceder a los mismos datos y ejecutar procesos comerciales complejos. Hoy en día, los sistemas de información contable basados en la nube son cada vez más populares tanto para las pymes como para las grandes organizaciones por costos más bajos. Con la adopción de sistemas de información contable, muchas empresas han eliminado roles contables transaccionales y operacionales de baja habilidad.

Un ejemplo de arquitectura

Un AIS generalmente sigue una arquitectura de varios niveles que separa la presentación para el usuario, el procesamiento de la aplicación y la gestión de datos en distintas capas. La capa de presentación gestiona cómo se muestra la información y cómo la ven los usuarios funcionales del sistema (a través de dispositivos móviles, navegadores web o aplicaciones de cliente). Todo el sistema está respaldado por una base de datos centralizada que almacena todos los datos. Esto puede incluir datos transaccionales generados a partir de los procesos comerciales centrales (compras, inventario, contabilidad) o datos maestros estáticos a los que se hace referencia al procesar datos (registros de cuentas de empleados y clientes y parámetros de configuración). A medida que ocurren las transacciones, los datos se recopilan de los eventos comerciales y se almacenan en la base de datos del sistema, donde se pueden recuperar y procesar en información que es útil para tomar decisiones. La capa de aplicación recupera los datos sin procesar almacenados en la capa de la base de datos de registro , los procesa según la lógica comercial configurada y los pasa a la capa de presentación para mostrarlos a los usuarios. Por ejemplo, considere el departamento de cuentas por pagar al procesar una factura. Con un sistema de información contable, un empleado de cuentas por pagar ingresa la factura , proporcionada por un proveedor , en el sistema donde luego se almacena en la base de datos. Cuando se reciben mercancías del proveedor, se crea un recibo y también se ingresa en el AIS. Antes de que el departamento de cuentas por pagar le pague al proveedor, el nivel de procesamiento de la aplicación del sistema realiza una comparación de tres vías donde automáticamente compara los montos en la factura con los montos en el recibo y la orden de compra inicial. Una vez que se completa la coincidencia, se envía un correo electrónico a un administrador de cuentas por pagar para su aprobación. A partir de aquí, se puede crear un cupón y, en última instancia, se puede pagar al proveedor.

Ventajas e implicaciones

Una gran ventaja de los sistemas de información contable basados en computadora es que automatizan y agilizan los informes , desarrollan modelos avanzados y respaldan la minería de datos. La presentación de informes es una herramienta importante para que las organizaciones vean con precisión información resumida y oportuna que se utiliza para la toma de decisiones y la presentación de informes financieros . El sistema de información contable extrae datos de la base de datos centralizada, los procesa y transforma y, en última instancia, genera un resumen de esos datos como información que ahora puede ser fácilmente consumida y analizada por analistas de negocios, gerentes u otros tomadores de decisiones. Estos sistemas deben garantizar que los informes sean oportunos para que los responsables de la toma de decisiones no actúen sobre la base de información antigua e irrelevante y, más bien, puedan actuar de forma rápida y eficaz en función de los resultados del informe. La consolidación es uno de los sellos distintivos de los informes, ya que las personas no tienen que analizar una gran cantidad de transacciones. Por ejemplo, al final del mes, un contador financiero consolida todos los comprobantes pagados mediante la ejecución de un informe en el sistema. La capa de aplicación del sistema proporciona un informe con el monto total pagado a sus proveedores por ese mes en particular. Con grandes corporaciones que generan grandes volúmenes de datos transaccionales, ejecutar informes incluso con un AIS puede llevar días o incluso semanas.

Después de la ola de escándalos corporativos de grandes empresas como Tyco International , Enron y WorldCom , se puso mayor énfasis en obligar a las empresas públicas a implementar fuertes controles internos en sus sistemas basados en transacciones. Esto se convirtió en ley con la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 que estipulaba que las empresas deben generar un informe de control interno que indique quién es responsable de la estructura de control interno de una organización y describe la efectividad general de estos controles. Dado que la mayoría de estos escándalos tenían sus raíces en las prácticas contables de las empresas, gran parte del énfasis de Sarbanes Oxley se puso en los sistemas informáticos de información contable. En la actualidad, los proveedores de AIS promocionan sus funciones de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento para garantizar que los procesos comerciales sean sólidos y estén protegidos y que los activos de la organización (incluidos los datos) estén seguros.

Implementación

Muchas PYMES grandes están adoptando un sistema de información contable basado en la nube rentable en los últimos años.

Hace años, la mayoría de las organizaciones, incluso las más grandes, contratan consultores externos, ya sea del editor de software o consultores que comprenden la organización y que trabajan para ayudar a seleccionar e implementar la configuración ideal, teniendo en cuenta todos los componentes.

Los pasos para implementar un sistema de información contable son los siguientes:

Análisis detallado de requisitos: donde se entrevista a todas las personas involucradas en el sistema. El sistema actual se comprende a fondo, incluidos los problemas, y se recopila la documentación completa del sistema (transacciones, informes y preguntas que deben responderse). Las necesidades del usuario que no están en el sistema actual se describen y documentan. Los usuarios incluyen a todos, desde la alta dirección hasta la entrada de datos. El análisis de requisitos no solo proporciona al desarrollador las necesidades específicas, sino que también ayuda a los usuarios a aceptar el cambio. Los usuarios que tienen la oportunidad de hacer preguntas y dar su opinión son mucho más seguros y receptivos del cambio que aquellos que se sientan y no expresan sus preocupaciones.

Diseño de sistemas (síntesis): El análisis se revisa minuciosamente y se crea un nuevo sistema. El sistema que rodea al sistema suele ser el más importante. ¿Qué datos deben ingresar al sistema y cómo se manejará? ¿Qué información debe salir del sistema? ¿Cómo se formateará? Si sabemos lo que debe salir, sabemos lo que debemos poner en el sistema. El programa que seleccionemos deberá manejar adecuadamente el proceso. El sistema está construido con archivos de control, registros maestros de muestra y la capacidad de realizar procesos sobre una base de prueba. El sistema está diseñado para incluir controles internos apropiados y para proporcionar a la gerencia la información necesaria para tomar decisiones. El objetivo de un sistema de información contable es proporcionar información que sea relevante, significativa, confiable, útil y actualizada. Para lograr esto, el sistema está diseñado para que las transacciones se ingresen a medida que ocurren (ya sea de forma manual o electrónica) y la información esté disponible inmediatamente en línea para su gestión.

Una vez que se diseña el sistema, se crea una RFP detallando los requisitos y el diseño fundamental. Se solicita a los proveedores que respondan a la propuesta, que proporcionen demostraciones del producto y que respondan específicamente a las necesidades de la organización. Idealmente, el proveedor ingresará archivos de control, muestreará registros maestros y podrá mostrar cómo se procesan las transacciones que dan como resultado la información que la gerencia necesita para tomar decisiones. Una RFP para la infraestructura de tecnología de la información sigue a la selección del producto de software porque el producto de software generalmente tiene requisitos específicos para la infraestructura. A veces, el software y la infraestructura se seleccionan del mismo proveedor. De lo contrario, la organización debe asegurarse de que los proveedores trabajarán juntos sin "señalar con el dedo" cuando haya un problema con el software o la infraestructura.

Documentación: A medida que se diseña el sistema, se documenta. La documentación incluye la documentación del proveedor del sistema y, lo que es más importante, los procedimientos o instrucciones detalladas que ayudan a los usuarios a manejar cada proceso específico de la organización. La mayoría de la documentación y los procedimientos están en línea y es útil que las organizaciones puedan agregar instrucciones de ayuda proporcionadas por el proveedor del software. La documentación y los procedimientos tienden a ser una ocurrencia tardía, pero es la póliza de seguro y la herramienta que se utiliza durante las pruebas y la capacitación, antes del lanzamiento. La documentación se prueba durante la capacitación para que cuando se lanza el sistema, no hay duda de que funciona y que los usuarios están seguros con el cambio.

Pruebas: Antes del lanzamiento, todos los procesos se prueban desde la entrada hasta la salida, utilizando la documentación como una herramienta para garantizar que todos los procesos estén completamente documentados y que los usuarios puedan seguir fácilmente los procedimientos: saben que funciona y que los procedimientos se seguirán de manera coherente. Los informes se revisan y verifican, de modo que no haya basura dentro ni fuera. Esto se hace en un sistema de prueba que aún no está completamente poblado con datos en vivo. Desafortunadamente, la mayoría de las organizaciones lanzan sistemas antes de realizar pruebas exhaustivas, lo que aumenta la frustración del usuario final cuando los procesos no funcionan. La documentación y los procedimientos pueden modificarse durante este proceso. Todas las transacciones identificadas deben probarse durante este paso. Todos los informes y la información en línea deben verificarse y rastrearse a través de la pista de auditoría para que la administración se asegure de que las transacciones se manejen de manera coherente y que se pueda confiar en la información para tomar decisiones.

Capacitación: Antes del lanzamiento, todos los usuarios deben estar capacitados, con procedimientos. Esto significa que un capacitador utiliza los procedimientos para mostrar a cada usuario final cómo manejar un procedimiento. Los procedimientos a menudo deben actualizarse durante la capacitación, ya que los usuarios describen sus circunstancias únicas y el "diseño" se modifica con esta información adicional. Luego, el usuario final realiza el procedimiento con el capacitador y la documentación. A continuación, el usuario final realiza el procedimiento solo con la documentación. El usuario final está entonces solo con el apoyo, ya sea en persona o por teléfono, del capacitador u otra persona de apoyo. Esto es antes de la conversión de datos.

Conversión de datos: Se desarrollan herramientas para convertir los datos del sistema actual (que se documentó en el análisis de requisitos) al nuevo sistema. Los datos se mapean de un sistema a otro y se crean archivos de datos que funcionarán con las herramientas que se desarrollen. La conversión se prueba y verifica minuciosamente antes de la conversión final. Hay una copia de seguridad para que se pueda reiniciar, si es necesario.

Lanzamiento: El sistema se implementa solo después de que se completa todo lo anterior. Toda la organización conoce la fecha de lanzamiento. Idealmente, el sistema actual se conserva y, a menudo, se ejecuta en "paralelo" hasta que el nuevo sistema esté en pleno funcionamiento y funcione correctamente. Con el software actual de mercado masivo utilizado por miles de empresas y cuya función está fundamentalmente probada, la ejecución "paralela" que es obligatoria con el software hecho a medida para una empresa generalmente no se realiza. Sin embargo, esto solo es cierto cuando se sigue el proceso anterior, el sistema está completamente documentado y probado, y los usuarios están capacitados antes del lanzamiento.

Instrumentos: Los recursos en línea están disponibles para ayudar con la planificación estratégica de los sistemas de información contable. Los sistemas de información y los formularios financieros ayudan a determinar las necesidades específicas de cada organización, así como a asignar responsabilidades a los principios involucrados.

Apoyo: Los usuarios finales y administradores cuentan con un soporte continuo disponible en todo momento. Las actualizaciones del sistema siguen un proceso similar y todos los usuarios están completamente informados de los cambios, se actualizan de manera eficiente y se capacitan.

Muchas organizaciones optaron por limitar el tiempo y el dinero invertidos en el análisis, el diseño, la documentación y la capacitación, y pasar directamente a la selección e implementación del software. Si se realiza un análisis de requisitos detallado con el tiempo adecuado dedicado al análisis, la implementación y el soporte continuo serán mínimos. Las organizaciones que omiten los pasos para asegurarse de que el sistema satisfaga sus necesidades a menudo se quedan con usuarios finales frustrados, soporte costoso e información que no está actualizada o es correcta. Peor aún, estas organizaciones construyen el sistema tres veces en lugar de una.

Evolución

El sistema de información contable se caracteriza por una gran cantidad de enfoques y metodologías diferentes durante los últimos 50 años. Debido a las restricciones y debilidades de los modelos anteriores, cada nuevo modelo evolucionó. Curiosamente, después de la producción de la técnica más nueva, los modelos de evolución más nuevos o recientes no eliminan ni reemplazan instantáneamente a la técnica anterior o anterior. Sin embargo, existen varias generaciones y pares de sistemas entre diferentes instituciones, organizaciones, grupos al mismo tiempo y posiblemente existan en una sola o la misma institución. De manera similar, el inspector actualizado debe estar al tanto de las características de funcionamiento de todos los enfoques AIS que es probable que encuentre. Actualmente se pueden identificar cuatro enfoques que se han desarrollado durante los últimos 50 años.

Modelo de proceso manual Modelo de archivo plano Sistema de modelo de base de datos Modelo REA (recurso, evento y agentes)

Carrera profesional

Muchos profesionales de AIS trabajan para firmas consultoras, grandes corporaciones, compañías de seguros, firmas financieras, agencias gubernamentales y firmas de contabilidad pública, entre otros tipos de empresas. Con el avance tecnológico, la práctica contable tradicional cambiará a la práctica de los sistemas de información contable. Los organismos profesionales de contabilidad y tecnología de la información están trabajando en las nuevas direcciones de los programas de contabilidad y las prácticas de la industria. Los auditores de sistemas son una de las principales opciones en las últimas dos décadas, miran los controles, el procesamiento de datos, la integridad de los datos, la operación general, el mantenimiento, la seguridad y otros aspectos de todos los tipos de sistemas de información utilizados por las empresas. Algunos títulos de trabajo en este campo de trabajo incluyen gerente financiero, examinador financiero y director financiero. Otros títulos de trabajo incluyen analista de sistemas informáticos, gerente de sistemas de información informática o ingeniero de software o programador especializado en software financiero.

Hay asociaciones de la industria que ofrecen certificados relacionados con el área de AIS que incluyen CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE y CITP.

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