Benchmarking - Benchmarking

La evaluación comparativa es la práctica de comparar los procesos comerciales y las métricas de rendimiento con las mejores prácticas y las mejores prácticas de la industria de otras empresas. Las dimensiones que normalmente se miden son la calidad, el tiempo y el costo .

La evaluación comparativa se utiliza para medir el desempeño utilizando un indicador específico (costo por unidad de medida, productividad por unidad de medida, tiempo de ciclo de x por unidad de medida o defectos por unidad de medida) que da como resultado una métrica de desempeño que luego se compara con otras. .

También conocido como "evaluación comparativa de mejores prácticas" o "evaluación comparativa de procesos", este proceso se utiliza en la gestión en la que las organizaciones evalúan varios aspectos de sus procesos en relación con los procesos de las empresas de mejores prácticas, generalmente dentro de un grupo de pares definido con el propósito de comparación. Esto permite a las organizaciones desarrollar planes sobre cómo realizar mejoras o adaptar las mejores prácticas específicas, generalmente con el objetivo de aumentar algún aspecto del desempeño. La evaluación comparativa puede ser un evento único, pero a menudo se trata como un proceso continuo en el que las organizaciones buscan continuamente mejorar sus prácticas.

En la gestión de proyectos, la evaluación comparativa también puede respaldar la selección, planificación y ejecución de proyectos.

En el proceso de evaluación comparativa de las mejores prácticas, la dirección identifica las mejores empresas en su industria, o en otra industria donde existen procesos similares, y compara los resultados y procesos de los estudiados (los "objetivos") con los propios resultados y procesos. De esta manera, aprenden qué tan bien se desempeñan los objetivos y, lo que es más importante, los procesos comerciales que explican por qué estas empresas tienen éxito. Según el Consejo Nacional de Medición en Educación, las evaluaciones de referencia son evaluaciones breves que los maestros utilizan en varios momentos durante el año escolar para monitorear el progreso de los estudiantes en alguna área del plan de estudios escolar. Estos también se conocen como gobierno interino.

En 1994, se publicó una de las primeras revistas técnicas llamada Benchmarking: An International Journal .

Historia

El término benchmark , se origina en la historia de las armas y municiones, en lo que respecta al mismo objetivo que para el término comercial; comparación y rendimiento mejorado. La introducción de armas de pólvora reemplazó al arco y la flecha del arquero, el soldado que usaba el arco. El arquero ahora tenía que adaptarse a la nueva situación y aprender a manejar el arma. La nueva arma dejó solo una marca en el objetivo, donde la flecha solía ser visible, y sin el arco, el título de los soldados cambió a tirador , el hombre que puso la marca. La pistola ya se mejoró al principio, con el estriado del cañón, y nació el rifle. Con la industrialización de la industria de armas a mediados del siglo XIX, la producción en masa de municiones como cartucho reemplazó al manual de carga de pólvora y bala en el arma. Ahora, con la producción estandarizada tanto del rifle de alta precisión como del cartucho, el tirador era ahora la variable incierta, y con diferentes calidades y especificaciones tanto en el rifle como en la munición, era necesario un método para encontrar la mejor combinación. El arma estriada se fijó en un banco, lo que permitió realizar varios disparos idénticos a un objetivo para medir la propagación.

En 2008, The Global Benchmarking Network, una red de centros de evaluación comparativa que representa a 22 países, encargó una encuesta completa sobre evaluación comparativa.

Las declaraciones de misión y visión y las encuestas de clientes (clientes) son las más utilizadas (por el 77% de las organizaciones) de las 20 herramientas de mejora, seguidas del análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) (72%) y la evaluación comparativa informal (68 %). La evaluación comparativa del rendimiento se utilizó en un 49% y la evaluación comparativa de mejores prácticas en un 39%.
Las herramientas que probablemente aumentarán su popularidad en los próximos tres años son la evaluación comparativa del desempeño, la evaluación comparativa informal, el DAFO y la evaluación comparativa de las mejores prácticas. Más del 60% de las organizaciones que actualmente no utilizan estas herramientas indicaron que es probable que las utilicen en los próximos tres años. La evaluación comparativa depende principalmente del análisis DAFO y también se utilizará en el futuro durante casi 4-5 años.

Procedimiento

No existe un único proceso de evaluación comparativa que se haya adoptado universalmente. El gran atractivo y aceptación de la evaluación comparativa ha llevado a la aparición de metodologías de evaluación comparativa. Un libro fundamental es Benchmarking for Competitive Advantage (1994) de Boxwell . El primer libro sobre evaluación comparativa, escrito y publicado por Kaiser Associates , es una guía práctica y ofrece un enfoque de siete pasos. Robert Camp (que escribió uno de los primeros libros sobre evaluación comparativa en 1989) desarrolló un enfoque de evaluación comparativa de 12 etapas.

La metodología de 12 etapas consiste en:

Seleccionar tema
Definir el proceso
Identificar socios potenciales
Identificar fuentes de datos
Recopile datos y seleccione todos los socios
Determine la brecha
Establecer diferencias de proceso
Objetivo de rendimiento futuro
Comunicar
Ajustar objetivo
Implementar
Revisar y recalibrar

El siguiente es un ejemplo de una metodología típica de evaluación comparativa:

Identificar áreas problemáticas: debido a que la evaluación comparativa se puede aplicar a cualquier función o proceso comercial, es posible que se requiera una variedad de técnicas de investigación. Incluyen conversaciones informales con clientes, empleados o proveedores; técnicas de investigación exploratoria como grupos focales ; o investigación de mercado en profundidad , investigación cuantitativa , encuestas , cuestionarios , análisis de reingeniería, mapeo de procesos, informes de variación de control de calidad, análisis de razones financieras o simplemente revisar tiempos de ciclo u otros indicadores de desempeño. Antes de emprender la comparación con otras organizaciones, es fundamental conocer la función y los procesos de la organización; El rendimiento del revestimiento base proporciona un punto con el que se puede medir el esfuerzo de mejora.
Identificar otras industrias que tienen procesos similares: por ejemplo, si uno estuviera interesado en mejorar las transferencias en el tratamiento de adicciones, identificaría otros campos que también tienen desafíos de transferencia. Estos podrían incluir control de tráfico aéreo, conmutación de teléfonos celulares entre torres, transferencia de pacientes de cirugía a salas de recuperación.
Identifique las organizaciones que son líderes en estas áreas: Busque lo mejor en cualquier industria y en cualquier país. Consulte a clientes, proveedores, analistas financieros, asociaciones comerciales y revistas para determinar qué empresas son dignas de estudio.
Encuesta a las empresas sobre medidas y prácticas: las empresas se enfocan en procesos comerciales específicos mediante encuestas detalladas de medidas y prácticas utilizadas para identificar alternativas de procesos comerciales y empresas líderes. Las encuestas suelen estar enmascaradas para proteger los datos confidenciales por parte de asociaciones neutrales y consultores.
Visite las empresas de "mejores prácticas" para identificar prácticas de vanguardia: las empresas suelen acordar intercambiar información beneficiosa para todas las partes de un grupo de evaluación comparativa y compartir los resultados dentro del grupo.
Implementar prácticas comerciales nuevas y mejoradas: tomar las prácticas de vanguardia y desarrollar planes de implementación que incluyan la identificación de oportunidades específicas, la financiación del proyecto y la venta de las ideas a la organización con el fin de obtener valor demostrado del proceso.

Costos

Los tres tipos principales de costos en la evaluación comparativa son:

Costos de visita: esto incluye habitaciones de hotel, costos de viaje, comidas, un regalo simbólico y tiempo de trabajo perdido.
Costos de tiempo: los miembros del equipo de evaluación comparativa invertirán tiempo en investigar problemas, encontrar empresas excepcionales para estudiar, visitar e implementar. Esto los alejará de sus tareas habituales durante parte de cada día, por lo que es posible que se requiera personal adicional.
Costos de la base de datos de evaluación comparativa: las organizaciones que institucionalizan la evaluación comparativa en sus procedimientos diarios encuentran que es útil crear y mantener una base de datos de las mejores prácticas y las empresas asociadas con cada mejor práctica ahora.

El costo de la evaluación comparativa se puede reducir sustancialmente mediante la utilización de los muchos recursos de Internet que han surgido en los últimos años. Estos tienen como objetivo capturar puntos de referencia y mejores prácticas de organizaciones, sectores comerciales y países para hacer que el proceso de evaluación comparativa sea mucho más rápido y económico.

Benchmarking técnico / de producto

La técnica utilizada inicialmente para comparar estrategias corporativas existentes con el fin de lograr el mejor desempeño posible en situaciones nuevas (ver arriba), se ha extendido recientemente a la comparación de productos técnicos. Este proceso generalmente se conoce como "evaluación comparativa técnica" o "evaluación comparativa de productos". Su uso está bien desarrollado dentro de la industria automotriz ("evaluación comparativa automotriz"), donde es vital diseñar productos que se ajusten a las expectativas precisas del usuario, a un costo mínimo, aplicando las mejores tecnologías disponibles en todo el mundo. Los datos se obtienen desmontando completamente los coches existentes y sus sistemas. Inicialmente, dichos análisis fueron realizados internamente por los fabricantes de automóviles y sus proveedores. Sin embargo, como estos análisis son costosos, se subcontratan cada vez más a empresas especializadas en esta área. El outsourcing ha permitido una disminución drástica de los costos para cada empresa (por costos compartidos) y el desarrollo de herramientas eficientes (estándares, software).

Tipos

La evaluación comparativa puede ser interna (comparar el desempeño entre diferentes grupos o equipos dentro de una organización) o externa (comparar el desempeño con empresas de una industria específica o entre industrias). Dentro de estas categorías más amplias, hay tres tipos específicos de evaluación comparativa: 1) Evaluación comparativa de procesos, 2) Evaluación comparativa del desempeño y 3) Evaluación comparativa estratégica. Estos se pueden detallar más a continuación:

Evaluación comparativa de procesos: la empresa iniciadora centra su observación e investigación de los procesos comerciales con el objetivo de identificar y observar las mejores prácticas de una o más empresas de referencia. Se requerirá un análisis de actividad cuando el objetivo sea comparar el costo y la eficiencia; cada vez más aplicado a los procesos de back-office donde la subcontratación puede ser una consideración. La evaluación comparativa es apropiada en casi todos los casos en los que se va a realizar un rediseño o mejora de procesos siempre que el costo del estudio no exceda el beneficio esperado.
Evaluación comparativa financiera: realizar un análisis financiero y comparar los resultados en un esfuerzo por evaluar su competitividad y productividad generales.
Benchmarking desde la perspectiva de un inversor: ampliar el universo de benchmarking para compararlo también con empresas similares que pueden considerarse oportunidades de inversión alternativas desde la perspectiva de un inversor.
Benchmarking en el sector público - funciona como una herramienta de mejora e innovación en la administración pública, donde las organizaciones estatales invierten esfuerzos y recursos para lograr la calidad, eficiencia y efectividad de los servicios que brindan.
Evaluación comparativa del desempeño: permite a la empresa iniciadora evaluar su posición competitiva comparando productos y servicios con los de las empresas objetivo.
Evaluación comparativa de productos: el proceso de diseño de nuevos productos o actualizaciones de los actuales. Este proceso a veces puede implicar ingeniería inversa que consiste en desarmar los productos de la competencia para encontrar fortalezas y debilidades.
Evaluación comparativa estratégica : implica observar cómo compiten los demás. Este tipo generalmente no es específico de la industria, lo que significa que es mejor mirar otras industrias, es decir, Benchmarking estratégico con la ayuda de PIMS ( Impacto en las ganancias de la estrategia de marketing ).
Evaluación comparativa funcional: una empresa centrará su evaluación comparativa en una sola función para mejorar el funcionamiento de esa función en particular. Es poco probable que las funciones complejas como Recursos Humanos, Finanzas y Contabilidad y Tecnología de la Información y las Comunicaciones sean directamente comparables en términos de costo y eficiencia y es posible que deban desagregarse en procesos para hacer una comparación válida.
La mejor evaluación comparativa de su clase: implica estudiar al competidor líder o la empresa que mejor desempeña una función específica.
La evaluación comparativa operativa abarca todo, desde la dotación de personal y la productividad hasta el flujo de oficina y el análisis de los procedimientos realizados.
Evaluación comparativa energética: proceso de recopilación, análisis y relación de datos de rendimiento energético de actividades comparables con el fin de evaluar y comparar el rendimiento entre entidades o dentro de ellas. Las entidades pueden incluir procesos, edificios o empresas. La evaluación comparativa puede ser interna entre entidades dentro de una sola organización o, sujeta a restricciones de confidencialidad, externa entre entidades competidoras.

Instrumentos

El software de evaluación comparativa se puede utilizar para organizar grandes y complejas cantidades de información. Los paquetes de software pueden ampliar el concepto de evaluación comparativa y análisis competitivo al permitir que las personas manejen cantidades o estrategias tan grandes y complejas. Dichas herramientas admiten diferentes tipos de evaluación comparativa (ver arriba) y pueden reducir los costos anteriores de manera significativa.

La tecnología emergente de los motores de evaluación comparativa automatiza la etapa de pasar de los datos a los conocimientos comparativos notables, a veces incluso expresando los conocimientos en oraciones en inglés.

Benchmarking métrico

Otro enfoque para hacer comparaciones implica el uso de información de producción o costos más agregada para identificar unidades de desempeño fuerte y débil. Las dos formas más comunes de análisis cuantitativo utilizadas en la evaluación comparativa métrica son el análisis envolvente de datos (DEA) y el análisis de regresión . La DEA estima el nivel de costos que una empresa eficiente debería poder lograr en un mercado en particular. En la regulación de la infraestructura, la DEA puede usarse para recompensar a las empresas / operadores cuyos costos están cerca de la frontera eficiente con ganancias adicionales. El análisis de regresión estima lo que la empresa promedio debería poder lograr. Con el análisis de regresión, las empresas que obtuvieron mejores resultados que el promedio pueden ser recompensadas, mientras que las empresas que obtuvieron un desempeño peor que el promedio pueden ser penalizadas. Estos estudios de evaluación comparativa se utilizan para crear comparaciones de criterios, lo que permite a personas externas evaluar el desempeño de los operadores en una industria. Se han utilizado técnicas estadísticas avanzadas, incluido el análisis de frontera estocástica , para identificar a los que tienen un desempeño alto y débil en las industrias, incluidas las aplicaciones en escuelas, hospitales, servicios de agua y servicios eléctricos.

Uno de los mayores desafíos para la evaluación comparativa de métricas es la variedad de definiciones de métricas que se utilizan entre empresas o divisiones. Las definiciones pueden cambiar con el tiempo dentro de la misma organización debido a cambios en el liderazgo y las prioridades. Las comparaciones más útiles se pueden realizar cuando las definiciones de métricas son comunes entre las unidades comparadas y no cambian, por lo que las mejoras se pueden cambiar.

Redes sociales y evaluación comparativa

Las redes sociales están comenzando a penetrar cada vez más en los procesos comerciales existentes. En este sentido, el benchmarking no es una excepción. Debido a sus características inherentes, incluso se puede argumentar que las redes sociales tendrán un impacto significativo en la evaluación comparativa. Éstos son algunos de los beneficios asociados con esto.

La evaluación comparativa conjunta es, de hecho, una actividad social, y las redes sociales brindan muchas formas nuevas y efectivas de interacción social.

Las redes sociales abren el camino a nuevas fuentes adicionales de información y canales de recopilación de datos.

La evaluación comparativa se está volviendo cada vez más orientada a los negocios y las redes sociales apoyan este tipo de compromiso continuo, diferente de trabajar en proyectos individuales.

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